Finden statt suchen – dank ESAL

Mit ESAL die Wertschöpfung steigern

08. Juli 2020, 18:12 Uhr   |  Marc Hoffmann, Senior Consultant Search & Analytics beim Datenmanagement- und -analyse-Experten DTI Schweiz AG


Fortsetzung des Artikels von Teil 2 .

Datenaufbereitung entscheidet über Relevanz und Sicherheit

Die Modellierung einer ESAL und ihrer Funktionen im Suchindex bilden damit also das Kernstück der Suchfunktionen und letztlich die Grundlage für den Erfolg des Systems. Und weil sie eine Schlüsselfunktion in einer ESAL ist, sollte bei der Modellierung bereits analysiert werden, mit welchem Tool eine spezifische Aufgabe am besten gelöst werden kann. Denn die Suchplattform hat die Aufgabe, die Daten intern so zu strukturieren und aufzubereiten, dass selbst in extrem großen Datenmengen und bei komplexen und sehr spezifischen Suchen die relevanten Resultate innerhalb kurzer Zeit bereitstehen. Auf Basis des erstellten Suchindexes ist es auch möglich, den Nutzer aktiv über neue Inhalte, die die vordefinierten Kriterien erfüllen, automatisch zu informieren. Auch das Ranking der Ergebnisausgabe ist ein Qualitätsfaktor einer ESAL.

Je nach Nutzergruppe im Unternehmen können die Anforderungen an das Ranking der Resultate unterschiedlich ausfallen. Deshalb muss eine ESAL auch die Möglichkeit bieten, das Ranking und die Security-Richtlinien auf Basis der Quellsysteme an die verschiedenen Geschäftsprozesse der Nutzer anzupassen. Dies sollte idealerweise schon bei der Modellierung berücksichtigt und bestimmte Nutzergruppen identifiziert werden. Für sie sind Rollen zu definieren und die Relevanz von Suchergebnissen an den Anforderungen ihrer Geschäftsprozessen auszurichten. Sucht beispielsweise ein Vertriebsmitarbeiter nach einem Produkt, sollten ihm die Produkte zusätzlich angezeigt werden, die auch andere Kunden gekauft haben. Ein Techniker aber braucht die Ersatzteilliste zu dem Produkt. Und ein Einkäufer braucht die Informationen, wie viel das Produkt bei welchem Anbieter kostet. Oder die HR-Abteilung sucht bei einem Namen meist eine Personalakte. Die Schadenabteilung einer Versicherung aber sucht Verträge, die eine Person unter ihrem Namen abgeschlossen hat oder in denen sie Begünstigte benannt hat.

Entscheidend ist zudem, welche Suchergebnisse bestimmten Personen überhaupt angezeigt werden. Ein Benutzer darf nur diejenigen Inhalte eingeblendet bekommen, für die er in den Quellsystemen auch berechtigt ist. So sollte beispielsweise nur der Einkaufsleiter einen Rahmenvertrag mit einem Anbieter einsehen können, der Einkaufssachbearbeiter aber die einzelnen Verträge des täglichen Geschäfts. Dokumente, die bestimmten Hierarchiestufen vorbehalten sind, werden dadurch unbefugten Mitarbeitern erst gar nicht angezeigt. Dies wird durch eine korrekte Berechtigungsvergabe im Quellsystem erreicht, die von der ESAL berücksichtigt wird. Weil jedes Quellsystem und jeder Kunde eigene Security-Umsetzungen hat, ist es zwingend, diese schon bei der Konzeption zu berücksichtigen. So wird deutlich, dass das Gesamtkonzept einer ESAL entscheidend für deren Fähigkeit ist, die wirklich relevanten Suchergebnisse zu identifizieren und von den jeweils nutzerabhängig weniger relevanten Ergebnissen zu unterscheiden.

Hoher Wertbeitrag und schnelles ROI

Es gibt also viele Nutzerdimensionen, Stellschrauben und Funktionen, die schon bei der Modellierung einer ESAL vorab zu berücksichtigen sind. Es ist deshalb auch wichtig, dass sich Unternehmen vor der Entscheidung für eine Technik oder eine Plattform die Zeit nehmen, ein Gesamtkonzept zu erstellen, das die Interessen und Belange der künftigen Nutzergruppen, aber auch die technischen Aspekte beschreibt. Erst auf dieser Grundlage sollte eine Modellierung erfolgen, an deren Ende die Entscheidung für die Technik steht. Ein solches Vorgehen stellt letztlich auch sicher, dass eine ESAL ihren erwarteten hohen Wertbeitrag tatsächlich leistet. Aber wer sich die Mühe dieses Prozesses macht, erhält am Ende einen schnellen Return on Invest. Denn die stundenlangen Suchzeiten der Mitarbeiter werden auf Sekundenbruchteile schrumpfen und damit viel Zeit freisetzen, in der sich die Nutzer ihren eigentlichen Aufgaben widmen können.

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1. Mit ESAL die Wertschöpfung steigern
2. Konzept und Modellierung von ESAL entscheiden über Erfolg
3. Datenaufbereitung entscheidet über Relevanz und Sicherheit

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