Finden statt suchen – dank ESAL

Mit ESAL die Wertschöpfung steigern

08. Juli 2020, 18:12 Uhr   |  Marc Hoffmann, Senior Consultant Search & Analytics beim Datenmanagement- und -analyse-Experten DTI Schweiz AG

Mit ESAL die Wertschöpfung steigern
© DTI Schweiz AG

Marc Hoffmann, DTI Schweiz AG: »ESAL können helfen, die Suche nach bestimmten Informationen zu beschleunigen und sicherer zu gestalten.«

Strukturierte und unstrukturierte Daten in unterschiedlichen Systemen und großen Speichern – das ist die Realität bei der Datenhaltung in vielen Organisationen. ESAL-Lösungen (Enterprise Search & Analytics) können hier Abhilfe schaffen.

Nur selten ist transparent, wo überall die wirklich relevanten Informationen lauern. Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse agiler gestalten sowie End-to-End digitalisieren wollen, müssen jedoch alle Informationen verfügbar machen. ESAL-Lösungen können dabei helfen - sie beruhen auf Suchplattformen, die integriert in Collaboration-Umgebungen in Sekundenbruchteilen kontext- und rollengerechte Suchergebnisse liefern. Die Crux bei ESAL liegt aber weniger in der Auswahl eines Tools. Entscheidend sind Konzeption, Methoden der Modellierung und Aufbereitung, die Security - und dass wirklich relevante Suchergebnisse auch in den Kontext der jeweiligen Geschäftsprozesse des Nutzers passen. Worauf kommt es nun bei Konzept und Implementierung von ESAL an?

Häufig betreiben die Fachabteilungen eigene Dokumentenmanagement- und Speichersysteme oder unterstützende Informatik-Plattformen, die teilweise unverbunden nebeneinander her bestehen. So arbeitet der Vertrieb beispielsweise mit einem Customer-Relations-Management-Tool, das Marketing organisiert sich mit Marketing-Automation-Tools, und das Management wiederum holt sich regelmäßig Daten, um sie in seinen Enterprise-Resource-Planning- oder Business-Analytic-Tools (ERP/BA) zu verarbeiten und auszuwerten. Der Grund für diesen Wildwuchs der Systeme sind historisch gewachsene IT-Landschaften, die unkonsolidiert mittlerweile mehr Aufwand bereiten, als dass sie einen Wertbeitrag für die Kollaboration in einem agil arbeitenden Unternehmen leisten. Das führt dazu, dass allzu oft Daten in einem ungepflegten Datensilo gar nicht gefunden werden können, weil sie nicht für Suchprozesse aufbereitet sind. Gleiches gilt für relevantes Wissen, das sich in externen Informationsquellen wie Datenbanken von Branchenverbänden, weltweiten Patentbehörden sowie öffentlichen und Wissenschaftsinstitutionen befindet. Und so ist es kein Wunder, dass Mitarbeiter in vielen Unternehmen oft Stunden aufwenden müssen, um an gesuchte Informationen zu gelangen. Hier helfen ESAL, Suchprozesse zu beschleunigen, sicherer zu gestalten und damit einen nachhaltigen Wertbeitrag zu leisten.

Integration und Auswertung aller Datenquellen und Dateiformate

Wer verstehen will, welche Fähigkeiten und Vorzüge ESAL in einem Unternehmen entfalten, muss sich zunächst mit den Grundfunktionen beschäftigen. ESAL sind in der Lage, über integrierte Konnektoren auf relevante Informationen und Daten innerhalb und außerhalb eines Unternehmens zuzugreifen, um diese für die Aufbereitung eines Suchindexes abzugreifen und zu klassifizieren. Solche Quellen können beispielsweise File-Ablage-, Customer-Relationship-Management- und Enterprise-Content-Management-Systeme, gescannte und OCR-erkannte Dokumente oder aufbereitete Sprach-, Bild- und Video-Dateien sein.

Um aus einer Vielzahl von Datenquellen allerdings relevante Suchergebnisse zu finden, kommen bei einer ESAL für den Such- und Identifikationsprozess komplexe Algorithmen für semantische, linguistische und phonetische Analysen zum Einsatz, um Inhalte zunächst zu erfassen, zu klassifizieren und zu indexieren. Das Problem dabei ist, dass die Daten aus den verschiedenen Quellen nur teilweise verarbeitbare Inhalte wie Fließtexte, Titel oder Metadaten enthalten. Video-, Bild- oder Audiodateien sowie verpackte oder geschützte Dateien wie ZIP lassen sich ohne Aufbereitung und automatische Auswertung mit sinnvollem Inhalt nicht indexieren. Häufig müssen zunächst Texterkennungsprogramme Dokumente auslesen oder Audioaufzeichnungen in Text (Speech to Text) umgewandelt werden, bevor sie überhaupt für eine Auswertung beziehungsweise Indexierung bereitstehen. Und bei der Auswertung mittels OCR (Optical Character Recognition) oder Speech-to-Text-Umwandlung passieren Fehler. Zudem existieren unterschiedliche Schreibkonventionen, werden Namen und Begriffe in unterschiedlichen Varianten geschrieben. Hinzu kommen Zahlendreher, in vielen Sprachen unbekannte Umlaute oder Zeichensätze. Denn erst durch Volltexterkennung und Korrektur sowie Integration aller Quellen in einen Suchindex sowie notwendigerweise automatische Verschlagwortung werden Suchprozesse über die komplette Datenbasis effizient.

Effiziente ESAL bringen die Informationen obendrein in den Kontext der Geschäftsprozesse und können somit sehr genau auf Suchanfragen die relevanten Ergebnisse zusammenstellen. Zudem helfen ESAL durch Authentifizierung der Nutzer sowie eine Rechte- und Zugriffsverwaltung dabei, dass Mitarbeiter nur Suchergebnisse von Inhalten bekommen, für die sie auch über entsprechende Befugnisse im Quellsystem verfügen.

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1. Mit ESAL die Wertschöpfung steigern
2. Konzept und Modellierung von ESAL entscheiden über Erfolg
3. Datenaufbereitung entscheidet über Relevanz und Sicherheit

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